Ukentlig avstemming
Hos Oak Interim går vi hver uke gjennom flere sentrale operative og finansielle områder sammen med kundene våre for å opprettholde en tydelig oversikt over virksomheten. I tillegg til å arbeide etter en strukturert 90-dagersprosess følger vi jevnlig opp banktransaksjoner, fakturaer, nøkkeltall og salgsflyt for å sikre at tallene stemmer overens med virkeligheten. På den måten kan vi tidlig oppdage eventuelle problemer og sørge for at de blir håndtert.
1. Bankkontoer
Mange småbedriftseiere undervurderer hvor sårbare de er for bedrageri, uansett hvor det kommer fra. Den vanligste årsaken til å bli utsatt for bedrageri er faktisk at én og samme person i organisasjonen både håndterer regnskapet og har ansvar for betalinger til leverandører.
Det forekommer også ofte tjenester som ikke lenger er nødvendige, for eksempel ulike typer abonnementer. Betalinger som mangler en tydelig funksjon eller ikke lenger fyller et formål, bør stanses.
2. Inngående og utgående fakturaer
Å følge opp både inngående og utgående fakturaer har i stor grad samme funksjon som ovenfor: å knytte sammen helhetsbildet.
Det finnes også noe jeg pleier å kalle halvbedrageri. Det handler om situasjoner der leverandører legger til gebyrer som aldri er avtalt. Dersom en leverandør gjentatte ganger gjør dette, bør vedkommende enten sammenlignes med alternative leverandører, revurderes eller pålegges å arbeide under tydeligere avtaler.
3. Nøkkeltall (KPI-er)
KPI står for Key Performance Indicator (iblant også Key Performance Index). Begrepet brukes ofte som et moteord, men i praksis handler det om de måleverdiene som betyr mest for virksomheten. For mange selskaper er salg det aller viktigste, i alle fall når man følger opp virksomheten fra uke til uke.
Et annet relevant nøkkeltall kan være leveringsevne, særlig i bransjer der leveransen av produktet eller tjenesten er flaskehalsen snarere enn salget. Det finnes mange flere eksempler, men ukesrapporteringen trenger ikke å være unødvendig komplisert. Derimot er det nødvendig å følge de viktigste KPI-ene hver uke for virkelig å forstå virksomheten, noe som igjen er avgjørende for å kunne ta velbegrunnede beslutninger.
Dette fyller også en sekundær funksjon som kobler tilbake til fakturaer og bankkontoer. Alle disse delene bør til slutt stemme overens. Når de ikke gjør det, kan det tyde på at penger lekker et sted i systemet.
4. Leadflyt og salgsflyt (konverteringer)
Salgsflyt er kanskje ikke et etablert begrep, men beskriver i praksis hvordan leads omdannes til betalende kunder. Leadflyten kunne i seg selv vært regnet som et nøkkeltall, men den er viktig nok til å behandles som et eget område.
Hver uke bør man følge opp hvor leads kommer fra og hvordan de faktisk blir til salg – for eksempel hvilken selger som lukket avtalen.
Begrunnelsen er i stor grad den samme som under punkt tre: alt dette skal kunne kobles tilbake til KPI-ene, fakturaene og bankkontoene. Tall i seg selv forteller sjelden hele historien dersom man ikke samtidig forstår sammenhengen bak dem.
